Juridisk formulering for deling af data

I denne artikel kan du finde en juridisk formulering for deling af data med Hococo, denne kan bruges i tilfælde af at dine beboere har spørgsmål om, at du deler deres data med os.

Første del 

Vi behandler personoplysninger om dig som led i vores virke som din udlejer. I dette kontraktforhold har vi dermed et lovligt hjemmel til at behandle personoplysninger om vores lejere, jf. artikel 6 i GDPR. Vi behandler alle vores lejers personoplysninger i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondataretlige lovgivning og er i denne henseende dataansvarlige.

HVILKE PERSONOPLYSNINGER ER DER TALE OM?

”Personoplysninger” omfatter enhver form for information om en identificerbar fysisk person, f.eks. personens navn, mailadresse, CPR og adresse.

Du kan frivilligt downloade beboer app’en. Ved brug af vores beboer app har du mulighed for at gøre brug af en række frivillige services, som du skal give samtykke til.

HVORDAN BEHANDLER VI OPLYSNINGERNE?

”Behandling” af personoplysninger dækker over enhver aktivitet, som personoplysninger gøres til genstand for, f.eks. indsamling, registrering, systematisering, organisering, opbevaring, tilpasning, ændring, søgning, brug eller videregivelse.

Vi behandler kun personoplysninger i det omfang, at det er nødvendigt til de konkrete formål som udlejer, og hvor der er et lovligt grundlag herfor eller hvor vores lejer har afgivet et konkret samtykke fx ved frivilligt downloading af beboer appen og brug af fx funktionen "Channels".

HVEM VIDEREGIVER VI DINE PERSONOPLYSNINGER TIL?

Vi videregiver alene dine personoplysninger til eksterne parter, hvis det er nødvendigt, og der er et lovligt grundlag herfor. Fx bruger vi en række it ydelser hvor persondata opbevares og behandles. Disse it-leverandører er databehandlere og der er lavet en Databehandlingsaftale med hver enkelt af dem.

Anden del

Allerede fordi vi har et kontraktsforhold med dig (lejeaftalen), har vi hjemmel til at opbevare persondata om dig. Det er data som navn, adresse, telefonnummer m.m. Der er således tale om et juridisk forhold mellem lejer og udlejer som blandt andet er reguleret af lejeloven. Det behøver ikke stå i lejekontrakten, at vi opbevarer data om dig. Hvis vi ikke fik denne data vil vi ikke kunne indgå i en lejeaftale med dig. Et lignede kontraktsforhold ser man ved ansættelsesforhold, hvor der mellem parterne er aftalt en ansættelsekontrakt. I det tilfælde ville ansættelseskontrakten give virksomheden hjemmel til at opbevare persondata.

Som udlejningsvirksomhed er der mange årsager til at vi opbevarer data, herunder muligheden for at registrere, behandle, opbevare og ajourføre oplysninger om lejeforholdet, og alt dette gør vi for at kunne drive vores udlejningsforretning. Derudover har vi et dokumentationskrav, såfremt der skulle være uenigheder i lejeforholdet.

Som udlejningsvirksomhed skal vi kunne kommunikere med vores lejere, behandle sager, sende lejeopkrævninger, regulere/varsle huslejestigninger, håndtere generelt kommunikation, give adgang til fællesfaciliteter og meget meget mere. For at kunne gøre alt dette, er vi nødsaget til at bruge digitale værktøjer. Den 1. januar 2019 trådte desuden nye regler i lejeloven i kraft. Det betyder, at lejer og udlejer som udgangspunkt skal kommunikere ved hjælp af digital kommunikation. Dette er i stedet for brev, som før var den primære kommunikationsmetode. Der er dog stadig enkelte tilfælde, hvor reglerne fortsat kræver, at kommunikationen foregår per post fx ved opsigelse af lejer.

Når vi anvender digitale værktøjer, vil de løsninger vi bruger opbevare persondata. I denne sammenhæng vil vi være dataansvarlige og vores it leverandører (dem der leverer løsningerne til os) anses for at være vores databehandlere, da systemerne opbevarer persondata. Der vil altid være en databehandleraftale mellem os og vores leverandører, som sikrer at vores databehandlere (altså it leverandørerne) kun må behandle data på baggrund af vores instruks og i henhold til gældende lovgivning. Du kan læse meget mere om forholdet mellem dataansvarlig og databehandlere på Datatilsynet hjemmesiden, hvor du kan læse mere om reglerne herfor.